LINE Corporation이 2023년 10월 1일부로 LY Corporation이 되었습니다. LY Corporation의 새로운 기술 블로그를 소개합니다. LY Corporation Tech Blog

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뉴 노멀 시대의 인셉션 워크숍

LINE DEVELOPER DAY 2020에서 윤인석 님이 발표하신 Project inception workshop in the new normal 세션 내용을 옮긴 글입니다.

안녕하세요. LINE Plus TPM(Tech Project Manager) 윤인석입니다. 저는 LINE에서 진행하는 다양한 크로스 펑셔널(cross-functional) 프로젝트에 참여해서 각 프로젝트가 성공적으로 진행될 수 있도록 돕는 다양한 활동을 수행하고 있습니다. 또한 LINE에서 진행하는 글로벌 프로젝트 매니저 트레이닝 과정에서 트레이너로 활동하면서 다양한 프로젝트에서 적용해 본 실천 방법을 공유하며 LINE 임직원들의 프로젝트 수행 능력을 높이기 위해 노력하고 있습니다. 이번 글에서는 코로나19 사태로 도래한 뉴 노멀 시대에 프로젝트 구성원들이 함께 컨센서스를 이룰 수 있는 인셉션 워크숍에 대해 소개하려고 합니다. 

인셉션 워크숍이란

인셉션은 애자일 인셉션이나 프로젝트 인셉션이라는 이름으로 많이 알려진 활동입니다. 사전에서 인셉션을 찾아보면 어떤 것의 시작이라는 뜻을 갖고 있는데요. 일반적으로 프로젝트가 시작하는 시점에 큰 회의실이나 강의장 같은 곳에서 프로젝트와 관계된 사람들이 모여서 얼굴을 마주하고 진행하는 워크숍의 형태로 진행합니다. 인셉션 덱(deck)이라고 부르기도 하는데요. 아래 10가지 질문에 대해서 참석자들이 서로 자기의 생각을 나누면서 생각을 조정해 컨센서스를 만들어가는 과정이라고 생각하시면 됩니다.

목적에 따라 세부적으로 나뉜 10가지 질문을 관통하는 하나의 큰 주제는 바로 '왜 우리가 여기에 모여 있는가'입니다. 이 질문에 대한 대답을 찾는 과정이 바로 인셉션 워크숍이라고 생각하시면 될 것 같습니다.

LINE에서 진행한 인셉션 워크숍 사례 소개

LINE에 인셉션 워크숍을 적용한 사례를 살펴보겠습니다. 먼저 인셉션 워크숍을 진행하게 된 배경을 말씀드리자면, LINE에서 진행된 한 프로젝트가 두 번째 단계를 지나는 중에 프로젝트 구성원 간의 컨센서스가 잘 이루어지지 않고 있다는 것을 확인했습니다. 당시 저는 해당 프로젝트에 테크 프로젝트 매니저로서 참여하고 있었는데요. 이슈를 해결하기 위해 인셉션 워크숍을 진행하는 것이 좋겠다고 판단, 프로젝트 멤버들에게 제안했고 워크숍을 진행하게 됐습니다. 워크숍엔 세 파트에서 15명의 멤버가 참여했습니다. 코로나 바이러스 때문에 원격으로 진행할 수밖에 없었지만 다행히도 화상 회의 툴인 Zoom과 온라인 화이트보드인 Miro를 사용할 수 있었습니다.

워크숍의 세 가지 목표와 시나리오

저는 인셉션 워크숍을 제안하면서 다음 세 가지 목표를 세웠습니다. 첫 번째는 프로젝트 구성원 간의 컨센서스를 이루어 각 구성원이 생각하는 프로젝트의 목표를 하나로 정렬하는 것이었고, 두 번째는 목표가 정렬된 프로젝트의 범위를 명확하게 정리하는 것이었으며, 마지막 세 번째는 프로젝트 구성원 간에 역할과 책임을 명확하게 나누는 것이었습니다. 

위 세 가지 목표를 달성하기 위한 인셉션 워크숍의 시나리오는 다음과 같았습니다.

먼저 엘리베이터 피치(pitch)를 통해서 프로젝트의 정체성에 대한 컨센서스를 이루고, OKR(Objectives and Key Results)을 통해 프로젝트가 달성하고자 하는 목표를 정렬하고 이 목표를 달성하기 위한 액션 아이템을 함께 만듭니다. OKR은 Google에서 적용해 널리 알려진 활동으로, 프로젝트 구성원이 스스로 목표를 설정하고 달성해 나가는 데 굉장히 유용합니다. 한국에서도 이미 많은 기업과 조직에서 목표를 설정하고 달성하는 데 OKR의 도움을 받고 있습니다. 다음으로 'Heaven & Hell'과 '문제 해결하기'라는 활동을 진행합니다. 프로젝트가 시작하는 시점에서 끝나는 시점을 예측해 보면서 미래를 회고하고, 이 과정을 통해 프로젝트 중 발생할 수 있는 리스크를 사전에 확인하고 대응할 수 있게 준비합니다. 다음은 '사용자 매핑'이라는 활동입니다. 우리의 주요 고객이 누구고, 그들이 우리 서비스를 통해서 어떤 가치를 얻어 갈 수 있을지에 대해서 논의한 뒤, 서비스를 만들어 내기 위해 필요한 우리들의 노력을 정리해 보면서 프로젝트의 범위를 명확히 정의하는 활동입니다. 마지막으로 RACI를 이용해 서로의 역할과 책임을 명확하게 정의합니다. 이를 통해 앞서 합의한 세 가지 목표를 달성할 수 있을 것이라고 기대했습니다. LINE의 상황에 맞추기 위해 인셉션 덱의 활동을 조금 조정했지만, 거시적으로 보면 인셉션이 추구하는 목표인 '프로젝트에 대한 컨센서스를 이룬다'는 목표는 같다고 볼 수 있습니다.

워크숍 준비하기

인셉션 워크숍의 목표와 시나리오를 정리하고 난 뒤 본격적으로 워크숍을 준비했습니다.

온라인 화이트보드 설정하기

온라인 화이트보드에 아래 그림과 같이 각 활동를 배치하고 구성했습니다.

위 그림의 화살표는 앞 활동의 결과물이 다음 활동의 입력으로 사용된다는 것을 나타냅니다. 일반적으로 인셉션 워크숍은 하루나 이틀 전체를 워크숍 데이로 설정해서 회의실에 모여서 진행하지만, 이번에는 원격으로 진행하는 워크숍이었기 때문에 한 세션의 진행 시간이 최대 2시간을 넘지 않게 설계했습니다. 이렇게 설계한 이유는 2시간이 넘어가면 참석자들의 피로감이 올라가면서 집중력이 흐트러지기 때문입니다. 이에 따라 세션 당 2시간씩 총 4일에 걸쳐 진행하는 것으로 화이트보드에 설계했습니다.

이후 온라인 화이트보드와 화상 회의에 접속할 수 있는 URL이 포함된 워크숍 자료를 일정과 함께 참석자들에게 전달했고, 각 참석자가 워크숍에 참여했을 때 지켜야 할 규칙도 미리 준비해 전달했습니다. 글로벌로 진행되는 워크숍이다 보니 통역을 배치하고 Zoom의 통역 메뉴를 통해서 각자 선호하는 언어를 골라 참석할 수 있게 했습니다.

카메라 켜고, 마이크 끄고, 유선 이어폰 장착

또한 참석자들에게 카메라는 켜고 마이크는 끈 상태를 유지해야 한다고 안내했는데요. 카메라를 켜게 한 이유는, 현장 워크숍의 경우 서로 얼굴을 마주 보며 대화하기 때문에 표정이나 몸짓을 통해 미묘한 분위기를 느낄 수 있고 이를 통해 진행 상황에 따라 다양한 방법으로 대처하는 게 가능하지만, 원격으로 진행할 때는 이런 부분에 제약을 받기 때문입니다. 따라서 카메라를 켜서 참석자와 퍼실리테이터(facilitator)가 카메라 화면을 통해서라도 서로의 얼굴을 볼 수 있게 했습니다. 또한 워크숍을 진행하면서 각 참석자의 발언 순서는 전적으로 퍼실리테이터가 제어해야만 워크숍을 원활하게 진행할 수 있기 때문에 마이크는 모두 끄게 한 상태에서 진행합니다. 참석자들에게는 마이크가 장착된 유선 이어폰을 사용하도록 안내했는데요. 음성 청취가 원활하지 못하면 발언의 의미를 제대로 전달하기 어렵고 통역사분들이 통역할 때 어려움을 겪게 될 수도 있기 때문입니다. 

준비 완료된 퍼실리테이터의 화면

아래는 워크숍을 시작하는 시점에서 본 퍼실리테이터의 환경 설정입니다.

위 화면의 1번을 보시겠습니다. 최대한 많은 참석자의 얼굴을 볼 수 있도록 참석자가 갤러리 형태로 보이게 설정하고, 어떤 참석자가 참여했는지 혹은 참여하지 않았는지 파악하기 위해서 참석자 목록도 함께 표시합니다. 또한 워크숍을 진행하는 중에 의견을 청취하거나 특수한 상황이 발생하는 것에 대비하기 위해서 채팅 창도 같이 표시합니다. 지금 워크숍이 진행 중인데 아직 카메라가 꺼져있는 분(Lee)이 보이시죠? 카메라를 켜달라고 요청해야겠군요. 

2번을 보시겠습니다. 온라인 화이트보드나 기타 자료들은 모두 웹으로 접속할 수 있기 때문에 진행할 때 필요한 자료들을 웹 브라우저의 탭을 이용해 순차적으로 미리 준비해 둡니다. 두 번째 탭에 Youtube 사이트가 위치한 게 보이시죠? 스타벅스 카페 뮤직과 같은 것을 검색해서 재생해두고 볼륨을 적절하게 조절합니다.

3번을 보시면 퍼실리테이터의 온라인 화이트보드 화면을 참석자에게 공유하고 있습니다. 아래 보이는 Share computer sound를 체크해 재생해 둔 음악을 모든 참석자가 같이 들을 수 있도록 컴퓨터 사운드를 공유합니다. 퍼실리테이터는 모니터를 2개 이상 사용하면서 1번과 2번에 해당하는 화면을 각각의 모니터에 표시해 놓고 진행하는 게 워크숍을 원활히 진행하는 데 좋습니다.

준비 완료된 참석자의 화면

아래는 참석자의 화면입니다. 화상 회의 툴 설정은 퍼실리테이터와 크게 다르지 않습니다.

회의에 참석하면 퍼실리테이터가 공유한 화이트보드 화면이 표시되고, 퍼실리테이터가 틀어 놓은 음악이 들리기 시작합니다. 화면을 보니 앞서 카메라를 꺼놓으셨던 분이 드디어 카메라를 켜셨네요 (웃음) 워크숍에 참여하는 참석자는 웹 브라우저를 통해 사전에 공유된 온라인 화이트보드에 미리 접속해 둡니다. 참석자 역시 퍼실리테이터와 마찬가지로 1번과 2번의 화면을 각각 다른 모니터에 표시해 놓으면 워크숍에 참석하는 데 도움이 됩니다.

워크숍 첫째 날 - 체크인 후 목표를 정렬하고 컨센서스 이루기

첫째 날 진행하는 세션의 목적은 프로젝트 구성원이 목표를 정렬하고 컨센서스를 이루는 것이었습니다.

위 화면의 1번과 같이 체크인하면서 아이스 브레이킹을 진행했습니다. 참석자들의 긴장을 풀어주어 모두가 워크숍에 적극적으로 참여할 수 있도록 돕는 준비 단계입니다. 음악을 틀어 적극적으로 참여하는 분위기를 더욱 촉진할 수도 있습니다. 온라인 화이트보드에 스티키 노트 기능을 사용해 지금 기분 상태가 어떻고 그 이유가 무엇인지 모든 참석자가 적고 이야기를 나누었습니다.

체크인이 끝난 뒤 본격적으로 인셉션 워크숍을 시작했습니다. 2번에 보이는 엘리베이터 피치는 프로젝트에 대해 30초 이내로 설명할 수 있는 간단한 두세 문장을 만들어 보는 것입니다. 1번에서와 마찬가지로 스티키 노트를 사용해 각자 의견을 적어 리뷰하고 카테고라이징하면서 해당 프로젝트만의 엘리베이터 피치 문장을 완성해 나가는 과정을 진행했습니다. 스티키 노트에 무엇인가를 적거나 의견을 선정하는 과정에는 보통 3~5분 정도를 할당했습니다. 이때 퍼실리테이터가 음악을 틀어 놓으면 의견을 작성하는 참석자의 집중도를 높이면서 안정감도 줄 수 있는데요. 따라서 퍼실리테이터는 워크숍이 진행되는 동안 계속해서 음악을 틀고 멈추기를 반복하며 워크숍의 분위기를 촉진시켜야 합니다. 엘리베이터 피치 문구 작성이 완료된 후 이를 달성하기 위한 보다 세부적인 목표와 액션 아이템을 만드는 OKR(3번)을 진행했습니다.

여기까지 워크숍을 진행하면서 프로젝트 구성원 간에 목표가 정렬되고 컨센서스가 형성됐다면 이날 워크숍의 목표는 달성한 것입니다. 모든 세션이 종료된 후에 오늘 진행한 내용에 대해서 간략하게 리뷰하고 세션을 마쳤습니다.

워크숍 둘째 날 - 천국과 지옥을 상상하며 리스크 정의하고 해결해 보기

둘째 날에 인셉션 워크숍을 시작하면서 앞 세션에서 진행한 내용을 간단하게 리뷰하고 오늘 진행할 내용을 가볍게 소개하면서 일정을 여러 번으로 나누어 진행하는 워크숍에 연속성을 부여했습니다.

위 화면과 같이 온라인 화이트보드 활동 영역의 최상단에 이 활동이 어떤 것인지에 대한 설명과 워크숍 진행에 필요한 안내 사항을 적어두면 좋습니다. 물론 퍼실리테이터가 이에 대해 구두로도 설명하고 안내하겠지만, 워크숍 진행 도중 문득 궁금해진 참석자들이 따로 질문하지 않아도 내가 무엇을 하고 있는지에 대한 설명을 온라인 화이트보드를 보며 확인할 수 있습니다. 위 화면 2번의 '천국' 활동에서는 프로젝트 진행 과정에서 가장 행복한 순간을 상상해 보면서 동기 부여를 촉진해 보았습니다. 이어서 위 화면 3번의 '지옥' 활동에서는 프로젝트 진행 과정에서 맞이할 수 있는 가장 최악의 경우를 상상해 보면서 약간의 위기감도 느껴보았습니다. 각 활동에서 사용하는 스티키 노트는 그 목적에 맞게 색상을 조정해서 사용했습니다. 긍정적인 의견은 안정감 있는 색상으로, 부정적인 의견은 위기감이 느껴지는 색상을 사용하면 참석자들이 집중하는 데 훨씬 도움이 되며 활동 간의 구분도 용이합니다. 지옥 활동에서 가장 많은 공감을 받은 의견은 위 화면의 4번, '문제 해결' 섹션으로 옮겨서 이런 경우가 왜 발생하는지와 어떻게 해결할 수 있을지 상상해 보면서 앞으로 발생할 수 있는 리스크에 대해서 미리 생각해 보고 대응할 수 있는 준비를 해 보았습니다. 세션이 모두 끝난 뒤 첫째 날과 마찬가지로 간단하게 리뷰하고 마쳤습니다.

워크숍 셋째 날 - 프로젝트 범위 정리하기

셋째 날에는 프로젝트의 범위를 명확하게 정리하기 위한 사용자 매핑을 진행했습니다.

먼저 우리 프로젝트의 핵심 고객을 정의해서 1번에 적었습니다. 정의한 핵심 고객들에게 우리가 제공할 수 있는 서비스를 2번, 'On Stage'에 적었고 우리가 제공하는 서비스를 통해 핵심 고객들이 어떤 가치를 얻어 갈 수 있을지 생각해서 3번 'Key Value'에 적었습니다. 이 과정을 통해 프로젝트 구성원은 고객을 인지하고, 그 고객에게 우리가 제공할 수 있는 가치의 흐름을 인식하면서 프로젝트 수행에 보다 많은 동기를 부여할 수 있었습니다. 이런 과정을 통해 프로젝트를 진행하면서 불필요하게 수행했던 업무들을 정리했고, 정의한 가치에 근거해 프로젝트의 범위를 명확하게 정리할 수 있었습니다. 그 후 우리가 스스로 정의한 서비스를 만들기 위해 우리가 해야 하는 노력, 즉 프로젝트에서 수행해야 하는 업무를 4번, 'Back Stage'에 나열했습니다.

워크숍 마지막 날 - 각자의 역할과 책임 정리 후 체크아웃

워크숍 마지막 날에는 프로젝트 멤버 간의 역할과 책임을 정리했습니다.

셋째 날에 사용자를 매핑하면서 도출했던 'Back Stage'의 항목들을 RACI 테이블의 'Job' 칼럼에 목록으로 만들어 둡니다. 카테고리에는 'On stage'에서 도출한 서비스를 기재해서 무엇을 위한 업무인지 명확히 인지할 수 있게 하고, 칼럼에는 위 화면의 2번과 같이 프로젝트에 참여하고 있는 각각의 역할들을 적었습니다. RACI는 업무 수행에 대한 책임(Responsible), 업무 수행 완료에 대한 승인(Accountable), 업무를 수행할 때 조언이나 협조(Consulted), 업무 수행 결과에 대한 공유(Informed), 이 네 가지 역할을 정의해 각 업무와 태스크의 수행과 승인, 협력과 통제에 대한 역할을 정리함으로써 프로젝트에 필요한 업무에 대한 역할과 책임을 명확하게 정리할 수 있게 해줍니다. 이때 위 화면 3번과 같이 지난 세션에서 도출되지 않은 공통 업무들, 예를 들어 프로젝트 보고나 회의 준비, 로드맵 준비 등의 업무도 추가로 도출해서 같이 정리했습니다. 이 모든 과정을 끝내고 인셉션 워크숍을 정리하기 위한 체크아웃을 진행했습니다.

체크인할 때 느꼈던 감정이 워크숍 종료 후 어떻게 달라졌는지와 어떤 요인들이 그런 변화를 가져왔는지 적고 같이 의견을 나누었습니다. 이렇게 참석자 모두가 이 워크숍이 얼마나 의미 있었는지 서로 의견을 나누면서 긴 시간에 걸쳐 뉴 노멀 시대에 맞게 여러 차례에 나누어 원격으로 진행했던 프로젝트 인셉션 워크숍을 종료했습니다. 종료한 후에도 온라인 화이트보드에 워크숍에서 진행했던 모든 결과를 그대로 남겨 놓아 필요하다면 워크숍 결과를 문서 형태로 정리할 수도 있게 했습니다.

워크숍 결과 확인 - 워크숍 목표 75% 이상 달성!

앞서 소개한 인셉션 워크숍을 통해 달성하고자 하는 목표가 제대로 달성되었는지 알아보기 위해 워크숍 종료 후 온라인 설문 조사를 진행했습니다. 설문 조사는 '워크숍 결과에 동의하는가?', '프로젝트의 목표가 잘 인식됐는가?', '프로젝트의 범위가 명확해졌는가?', '각자의 역할과 책임이 명확해졌는가?'라는 질문이었고, 참석한 인원의 75%가 1~5점까지의 선택지 중 4점 이상으로 응답했습니다. 

최종적으로 인셉션 워크숍의 목표를 75% 이상 달성했다고 볼 수 있습니다. 물론 100% 달성이라면 더욱 좋았겠지만, 온라인 설문조사의 특성과 현실적인 부분을 감안할 때 이 정도면 충분히 목표를 달성했다고 생각할 수 있습니다. 또한 워크숍 종료 후 의견이 달랐던 25%의 구성원과 컨센서스를 이루기 위해 다른 개선 방법을 고민해 보는 것도 좋을 것 같습니다.

주기적으로 진행하는 프로젝트의 헬스 체크 결과를 보면 인셉션 워크숍이 효과적이었고 그 효과가 꾸준히 유효한지 확인할 수 있는데요. 인셉션 워크숍 이후 이 프로젝트의 헬스 체크 결과를 통해 많은 부분이 개선된 것을 확인할 수 있었습니다.

프로젝트를 조금 더 깊게 파고 들어 분석하는 프로젝트 성숙도(maturity) 체크 결과도 위와 비슷한 양상을 보여주고 있습니다. 굉장히 많은 영역에서 프로젝트의 성숙도가 향상된 것을 볼 수 있습니다.

참고로 이 프로젝트는 OKR과 프로젝트 헬스 체크, 프로젝트 성숙도 체크를 주기적으로 진행해 나가면서 프로젝트 구성원 간의 목표를 동기화하고 현재 상태를 점검하며 지속적으로 개선해 나가고 있습니다.

마지막으로 이 프로젝트의 프로덕트 매니저는 '인셉션 워크숍은 우리 프로젝트에 매우 효과가 있었고, 프로젝트의 목표를 잡고 전체 구성원의 목표를 맞추는 계기가 되었으며, 앞으로 해야 될 액션 아이템과 멤버들의 역할과 책임이 명확해져 업무 속도가 올라가고 있다'는 코멘트를 남겨주었습니다.

인셉션 워크숍, 이렇게 진행하면 좋습니다

인셉션 워크숍 사례를 정리하며 진행 팁을 공유하려고 합니다. Zoom과 같은 화상 회의 도구를 사용해서 워크숍을 진행할 때에는 참석자들이 미리 워크숍에 대해 인지하고 참여할 수 있도록 자료를 먼저 준비해서 전달하는 것이 좋으며, 체크인과 체크아웃을 통해 워크숍의 시작과 종료를 구성원들이 명확히 인지하고 적극적으로 참여할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

세션을 진행할 때는 한 번에 2시간이 넘지 않게 끊어서 반복하는 것이 좋고, 세션을 시작할 때 앞 세션에 대해 간단히 리뷰하고 종료할 때는 전체 내용을 간단히 훑어주는 것이 좋습니다. 참가자들의 발언 순서나 시간은 퍼실리테이터가 관리하는 것이 좋고, 모든 참석자는 워크숍이 원활하게 진행될 수 있도록 카메라는 켜고 마이크는 끈 상태에서 유선 이어폰을 사용하는 것이 좋습니다. 워크숍 진행 중 발언이나 토론이 없는 활동을 진행할 때는 음악을 활용하는 것이 좋은데요. 이때 재생하는 음악은 가사가 없는 재즈나 보사노바같이 조용하고 편안한 음악 위주로 구성되어 있는 스타벅스 음악 목록이 가장 무난합니다. 말소리가 없어도 음악이 들리면 참석자들에게 계속 온라인 상태를 유지하고 있다는 인식을 줄 수 있어서 워크숍을 조금 더 안정적으로 진행할 수 있습니다. 

또한 온라인 화이트보드에서 도형을 사용해 활동을 디자인할 때 알아두면 좋은 팁이 있는데요. 프레임을 먼저 배치하고 그 위에 도형을 배치한 뒤 이를 그룹으로 만들어 잠금(lock)을 걸어두면, 참석자의 드래그 실수로 도형이 깨지는 것을 방지할 수 있습니다.

온라인 화이트보드 상단에는 안내 사항과 활동에 대한 소개를 적어서 참석자가 따로 질문하지 않아도 활동을 이해하고 집중할 수 있게 합니다. 또한 스티키 노트를 사용할 때는 활동에 맞는 적절한 색상을 활용하는 것이 좋습니다. 퍼실리테이터가 리뷰할 때는 참석자가 같은 곳을 볼 수 있도록 별 모양 도형 같은 것을 활용하면 모든 참석자가 같은 곳을 보면서 워크숍에 집중할 수 있습니다.

마치며

뉴 노멀 시대에도 프로젝트는 꾸준히 진행됩니다. 프로젝트를 진행하다 보면 이슈가 발생하고, 때로는 서로 간에 컨센서스를 맞춰야 할 때가 있으며, 회고를 통해 지속적으로 개선해 나가야 할 때도 있습니다. 이 글이 지금과 같은 뉴 노멀 시대에 프로젝트를 진행하며 개선점을 찾아가는 모든 분들에게 도움이 되기를 희망하며 마치겠습니다. 아래에서 발표 영상도 확인하실 수 있습니다. 긴 글 읽어주셔서 감사합니다.